LEYES Y/O DECRETOS
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA
Decreto 561/2016
Apruébase implementación.
Bs. As., 06/04/2016
VISTO la Ley N° 25.506, el Decreto N° 2628 del 19 de diciembre del 2002, el
Decreto N° 333 del 19 de febrero de 1985, el Decreto N° 13 de fecha 10 de
diciembre de 2015, el Decreto N° 13 del 5 de enero de 2016 y el Expediente N°
CUDAP: EXP-JGM 0005914/2016, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley N° 25.506 establece el valor jurídico del documento electrónico, la
firma electrónica y la firma digital, y en su artículo 48 dispone que el Estado
Nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo
8° de la Ley N° 24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma
que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas
automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado,
propendiendo a la progresiva despapelización.
Que por el artículo 23 octies de la Ley de Ministerios (Ley N° 22.520, texto
ordenado por Decreto N° 438/92, y sus modificatorias), se estableció entre las
competencias del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN las de diseñar, coordinar e
implementar la incorporación y mejoramiento de los procesos, tecnologías,
infraestructura informática y sistemas y tecnologías de gestión de la
Administración Pública Nacional; actuar como Autoridad de Aplicación del régimen
normativo que establece la infraestructura de firma digital para el sector
público nacional; e intervenir en el desarrollo de sistemas tecnológicos con
alcance transversal o comunes a los organismos y entes de la Administración
Pública Nacional, Centralizada y Descentralizada.
Que la creación del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN se enmarca en las políticas del
Gobierno Nacional tendientes a impulsar la jerarquización del empleo público y
su vínculo con las nuevas formas de gestión que requiere un Estado moderno, como
así también en el desarrollo de tecnologías aplicadas a la Administración
Pública Nacional Centralizada y Descentralizada, que acerquen al ciudadano a la
gestión de la Administración Pública Nacional.
Que por el Decreto N° 13/16 se encomienda a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN
ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, entre otras, las funciones de
entender en las propuestas e iniciativas de transformación, innovación, mejora
continua e integración de los procesos transversales y sistemas centrales de
soporte de gestión del Sector Público Nacional, a partir del desarrollo y
coordinación de políticas, marcos normativos, capacidades, instrumentos de apoyo
y plataformas tecnológicas; y en el marco regulatorio del régimen relativo a la
validez legal del documento y firma digital, así como intervenir en aquellos
aspectos vinculados con la incorporación de estos últimos a los circuitos de
información del Sector Público Nacional y con su archivo en medios alternativos
al papel.
Que el fortalecimiento de las capacidades institucionales del Sector Público
Nacional requiere la implementación de sistemas electrónicos de gestión
documental, con el objetivo de acelerar los trámites, aumentar la transparencia,
facilitar el acceso a la información, posibilitar la integración e
interoperabilidad de los sistemas de información y dotar a los organismos de una
herramienta moderna para elevar la calidad de la gestión.
Que en el marco de la política de modernización de la Administración Pública que
impulsa el Gobierno Nacional, resulta necesario implementar en el ámbito del
Sector Público Nacional la paulatina y progresiva incorporación de diversas
tecnologías a los trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración de
modo de dotarlos de mayores niveles de eficiencia, transparencia y
accesibilidad.
Que actualmente se encuentran en desarrollo diversos proyectos encaminados a la
digitalización de procesos tales como el sistema de compras electrónicas, el
sistema de gestión integral de recursos humanos y el sistema de gestión
documental; estos procesos requieren ineludiblemente del desarrollo de una
plataforma horizontal que permita la creación, registro y archivo de documentos
electrónicos.
Que el empleo de dichos medios informáticos y telemáticos en la sustanciación de
las actuaciones y los expedientes administrativos, permitirá mayor control y
seguridad en la tramitación de los mismos; posibilitará una única numeración y
minimizará la utilización de documentos basados en papel, sin menoscabo alguno a
la seguridad jurídica.
Que paralelamente, con la adopción de dichas medidas, se logrará incrementar el
acceso a la información pública por parte de la ciudadanía y se permitirá
alcanzar mayor celeridad y simplificación en las gestiones administrativas.
Que es necesario disponer de una plataforma de gestión de expedientes y
administración electrónica, que incluya la compatibilidad y optimización de los
procedimientos internos de gestión, reemplazando los expedientes en papel por
expedientes electrónicos integrados en su totalidad por documentos digitales
para lograr la despapelización de la administración pública tal como lo prevé la
Ley N° 25.506.
Que para reemplazar el expediente en papel por el expediente electrónico, se
requiere de un sistema electrónico de gestión documental que contenga y
administre todas las reglas para generar y almacenar digitalmente documentos
oficiales electrónicos, incluyendo funciones tales como generación,
comunicación, firma individual y firma conjunta entre funcionarios, guarda y
conservación, búsquedas por contenido, niveles de acceso, asignación de fecha y
hora, y otras funcionalidades que garanticen la disponibilidad de la
documentación oficial.
Que el Sector Público Nacional debe dotarse de una infraestructura tecnológica
robusta, escalable, sustentable en el tiempo y eficiente, que tenga en miras
aumentar la productividad, establecer una estrategia común de implementación de
sistemas, evitar la diversidad de tecnologías tanto de software como de
hardware, proporcionar servicios avanzados de desarrollo, y facilitar la
implantación.
Que las entidades y jurisdicciones que componen el Sector Público Nacional
cuentan con diferentes sistemas de gestión documental, entre los que se
encuentra el ComDoc, pero ninguno de ellos es totalmente electrónico sino que
mantienen el expediente en papel en forma simultánea.
Que es necesario entonces unificar el sistema de gestión documental mediante el
uso compartido de un mismo sistema que permita la tramitación integral en
formato electrónico, pases entre organismos y accesos remotos, reemplazando el
uso del papel.
Que el Decreto N° 333/85 por el cual se aprueban las normas para la elaboración,
redacción y diligenciamiento de actos y documentación administrativa que se
utilizan en las actuaciones realizadas en soporte papel, no resulta de
aplicación a los documentos electrónicos dadas las características tecnológicas
de los sistemas informáticos.
Que a fin de optimizar la política de implementación de sistemas transversales
para la administración pública, es necesario fortalecer el funcionamiento de la
Infraestructura de Firma Digital de la República Argentina mediante la
asignación de las funciones y obligaciones establecidas en los artículos 13 y 14
del Decreto N° 2628/02 a la SECRETARIA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA y al
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN y la función de organismo auditante a la SINDICATURA
GENERAL DE LA NACIÓN.
Que han tomado debida intervención la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS del
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN y la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS de la
SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN.
Que la presente medida se dicta en ejercicio de las atribuciones conferidas por
el artículo 99, incisos 1 y 2 de la CONSTITUCIÓN NACIONAL.
Por ello,
EL PRESIDENTE DE LA NACIÓN ARGENTINA
DECRETA:
Artículo 1° —
Apruébase la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica —GDE—
como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración
de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público
Nacional. Dicho sistema actuará como plataforma para la implementación de
gestión de expedientes electrónicos.
Art. 2° — Las
entidades y jurisdicciones enumeradas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 que
componen el Sector Público Nacional, deberán utilizar el sistema GDE para la
totalidad de las actuaciones administrativas, de acuerdo al cronograma que fije
el MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, en reemplazo del ComDoc u otros sistemas de
gestión documental en uso.
Art. 3° — Desígnase
a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN,
o a quién ésta designe, como administradora del sistema GDE y en consecuencia le
compete:
a) Administrar en forma integral el Sistema;
b) Habilitar a los administradores locales;
c) Actualizar el nomenclador de actuaciones y de tratas;
d) Actualizar las tablas referenciales;
e) Asignar usuarios y permisos;
f) Auditar y controlar el funcionamiento, los usuarios y el ingreso de datos al
sistema;
g) Capacitar y prestar asistencia a los administradores locales del sistema.
Art. 4° — A
los fines de la implementación y funcionamiento del sistema GDE, en los
Ministerios, Secretarías y demás organismos que integran el Sector Público
Nacional, su máxima autoridad designará los funcionarios que actuarán como
Administradores Locales.
Art. 5° — Al
Administrador Local le compete:
a) Habilitar a los usuarios internos y asignarles los niveles de autorización
operativa;
b) Actualizar las tablas de sectores internos de la repartición;
c) Capacitar y prestar asistencia a los usuarios internos de la repartición.
Art. 6° — Facúltase
a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN
a dictar las normas complementarias, aclaratorias y operativas necesarias para
la implementación del sistema aprobado por el artículo 1° del presente, y el
funcionamiento de los sistemas informáticos de gestión documental.
Art. 7° — La
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, a través de la SUBSECRETARÍA DE
GESTIÓN ADMINISTRATIVA, brindará la asistencia técnica y capacitación necesarias
para la implementación y funcionamiento del sistema GDE en el Sector Público
Nacional.
Art. 8° — Asígnanse
al MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, en su carácter de Autoridad de Aplicación de la
Infraestructura de Firma Digital de la República Argentina, las funciones
establecidas en los incisos a), d) e i) del artículo 13 del Decreto N° 2628/02.
Asimismo, fijará los aranceles establecidos en el artículo 16 del citado Decreto
N° 2628/02.
Art. 9° — Asígnanse
a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN,
las funciones establecidas en los incisos b), c), e), f), g), h), j), k), I),
m), n), o) y p) del artículo 13 y las obligaciones definidas en el artículo 14,
ambas del Decreto N° 2628/02.
Art. 10. — Instrúyese
a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN para realizar las auditorías previstas en
el Capítulo VII de la Ley N° 25.506. Los certificadores licenciados o en proceso
de licenciamiento pertenecientes al sector privado abonarán el arancel de
auditoría que fije el ente licenciante.
Art. 11. — Las
normas contenidas en el Decreto N° 333/85 y sus normas complementarias y
modificatorias no se aplican al sistema que se aprueba en el Artículo 1°.
Art. 12. — Comuníquese,
publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. —
MACRI. — Marcos Peña. — Andrés H. Ibarra.